Etiske retningslinjer - Code of Conduct

Kundeorienterte. Familieorienterte. Nyskapende. Suksessorienterte.

Det er disse verdiene som har vært med på å bygge opp Lapp Gruppen til det det er i dag. De har gjort oss sterke, og som et familieselskap vet vi at det er gjennom vår innsats – teamarbeid oss i mellom og med våre samarbeidspartnere, som gjør oss til det selskapet vi er i dag. 

Vår suksess bygger på våre kjerneverdier. Hvis vi handler i tråd med disse verdiene hver dag og behandler hverandre og våre forretningspartnere rettferdig og med respekt, kan vi opprettholde LAPP Groups posisjon som ledende produsent av systemløsninger innen kabel- og tilkoblingsteknologi.

Det er hver enkelt ansattes oppgave og ansvar å leve opp til dette verdibaserte synet. Våre ledere har en spesiell plikt til å være forbilder i denne sammenhengen. I Code of Conduct beskriver vi i detalj hva våre verdier betyr for vårt daglige arbeid. Vi vil derfor understreke at styret ikke tolererer noen form for bestikkelser, korrupsjon, diskriminering eller noe annet som strider mot våre grunnleggende verdier. Vi vil derfor iverksette strenge tiltak ved eventuelle overtredelser.

Styret i LAPP Holding AG

Innledning

Hundre prosent etterlevelse av alle lovkrav er høyeste prioritet for vårt selskap, og det er også en av våre kjerneverdier. Implementering og etterlevelse av reglene er fastsatt i mange interne retningslinjer og direktiver.

De viktigste delene er oppsummert i Code of Conduct for å gjøre det lettere for alle ansatte å oppfylle kravene. Code of Conduct gjelder for alle ansatte i LAPP Group over hele verden. LAPP forventer også at alle andre som arbeider for selskapet (for eksempel praktikanter og konsulenter) opptrer i samsvar med Code of Conduct.

Reglene i Code of Conduct gjelder direkte i forholdet mellom hvert selskap i LAPP-konsernet og dets ansatte, men de fungerer også som en målsetting for samarbeidet med våre leverandører og partnere. Code of Conduct skaper ingen rettigheter til fordel for tredjeparter.

1. Følg loven

Alle handlinger, tiltak, avtaler og andre forretningsavtaler som inngås av LAPP Group skjer innenfor lovens rammer. Vi støtter prinsippet om å handle innenfor lovens grenser, uansett om det er til fordel for LAPP Group eller ikke.

Alle våre ansatte er personlig ansvarlige for å følge loven innen sitt område. Det er forbudt å forsøke å få tredjeparter til å bryte loven eller bevisst bidra til slike ulovlige handlinger. Lovbrudd strider mot selskapets interesser og kan føre til rettsforfølgelse, skader og tapte forretningsmuligheter.

2. Samhandling og ansettelsesprinsipper

LAPP-konsernet erkjenner sitt sosiale ansvar som et globalt virksomt selskap. Følgende prinsipper anvendes basert på en verdiorientert lederstil og med hensyn til internasjonalt anerkjente menneskerettigheter, Den internasjonale arbeidsorganisasjonen (ILO) sine grunnleggende prinsipper, gjeldende lovgivning og kulturelle aspekter i ulike land og regioner:

a. Adferd mot hverandre

Vår lederkultur kjennetegnes av verdsettelse og tillit. Vi respekterer og beskytter hver persons verdi. Diskriminering, trakassering og nedsettende kommentarer tolereres ikke på noen av LAPP Groups arbeidsplasser. Spesielt vil ingen form for diskriminering basert på etniske eller kulturelle særtrekk, funksjonshemming, kjønn, religion, alder eller seksuell legning tolereres. Alle våre ansatte har rett til å bli behandlet rettferdig, høflig og med respekt. Vi anerkjenner også hver ansatts rett til å slutte seg til fagforeninger og andre arbeidstakerforeninger på demokratisk basis innenfor lovens rammer.

b. Barnearbeid og tvangsarbeid

Barnearbeid og tvangsarbeid tolereres ikke og vil motarbeides uten unntak, også hos våre samarbeidspartnere. Hvis barnearbeid eller tvangsarbeid oppdages i direkte eller indirekte forbindelse med selskapet – for eksempel hos en leverandør – må det umiddelbart rapporteres slik at relevante tiltak kan iverksettes.

c. Meritter og godtgjørelse

I LAPP Group intervjues, ansettes og forfremmes ansatte alltid basert på meritter, kompetanse og personlighet. Selskapet støtter målrettet, kontinuerlig og behovsbasert opplæring av ansatte for å sikre høy ytelse og kvalitet i arbeidet.

Rett til rettferdig godtgjørelse anerkjennes for alle ansatte. Lønninger og andre ytelser er minst i samsvar med relevante nasjonale lover og lokale bestemmelser eller på nivå med nasjonale industrisektorer og regioner.

3. Unngå interessekonflikter

Selskapets interesser og private interesser skal alltid holdes strengt adskilt. En interessekonflikt kan oppstå hvis en ansatt tar beslutninger eller har personlige interesser som kan komme i konflikt med arbeidet for LAPP Group. I slike tilfeller kan skade kun forhindres gjennom åpen kommunikasjon og full åpenhet. Hvis det er usikkerhet om en situasjon kan skape en interessekonflikt, bør dette diskuteres med nærmeste leder.

a. Biarbeid

Biarbeid er kun tillatt etter skriftlig godkjenning fra selskapet. Tillatelse skal gis hvis det ikke er risiko for negative effekter på arbeidet.

Ansatte vil kun få tillatelse til å investere i eller ha biarbeid for konkurrerende selskaper, leverandører eller kunder hvis de har innhentet skriftlig godkjenning fra det respektive lokale datterselskapet. Beslutninger vil bli tatt i hver enkelt sak.

b. Forretningsforbindelser

Ansatte kan kun inngå forretningsavtaler med selskaper hvor de, deres ektefelle/partner eller en nær familiemedlem har en interesse eller jobber i en ledende stilling etter å ha innhentet skriftlig godkjenning fra det respektive lokale datterselskapet, hvis den ansatte kan påvirke forretningsforholdet og en interessekonflikt kan oppstå.

c. Bruk av forretningspartnere til private formål

Ansatte kan kun bruke en samarbeidspartner til LAPP Group til private formål etter skriftlig godkjenning fra det respektive lokale datterselskapet hvis deres arbeid innebærer at de er direkte involvert i beslutninger om eller betaling av ordrer, og det derfor er risiko for interessekonflikt. Denne bestemmelsen gjelder ikke for varer og tjenester som er allment tilgjengelige.

Rådfør deg alltid med nærmeste leder ved interessekonflikter.

4. Håndtering av informasjon

Informasjon og informasjonsbehandling er viktige deler av en bedrifts virksomhet og avgjørende for suksess. Når du håndterer informasjon, bør du være spesielt oppmerksom på hvilken grad av konfidensialitet og databeskyttelse opplysningene krever.

a. Rapportering

Alle våre regnskapsdata, rapporter og årsregnskap må være nøyaktige og sannferdige. Generelt aksepterte regnskapsprinsipper må følges. Detaljer, filer osv., som inneholder konfidensiell bedriftsinformasjon, skal kun opprettes hvis dette direkte tjener LAPP Groups interesser og alle databeskyttelsesstandarder overholdes.

b. Konfidensialitet

Konfidensielle opplysninger som tilhører selskapet må holdes hemmelige.

c. Databeskyttelse og informasjonssikkerhet

Ansvaret for databeskyttelse kan ikke delegeres, og det endelige ansvaret ligger hos den relevante ledelsen. Vårt fokus her er spesielt på å følge prinsippene om lovlighet, formålsbegrensning, dataminimering og åpenhet. Vi streber etter å behandle opplysningene korrekt og i god tro, og vi forsøker å minimere lagringstider samtidig som vi sikrer opplysningenes integritet og konfidensialitet. Vi tar ansvar for at disse bestemmelsene følges, for å beskytte de berørte personenes rettigheter og for å overholde alle andre bestemmelser i gjeldende databeskyttelseslovgivning.

Ved utvikling og behandling av alle former for (IT-støttede) forretningsprosesser må retten til privatliv og konfidensialitet beskyttes og informasjonssikkerhet garanteres. Dette skjer i samsvar med gjeldende lovkrav om databeskyttelse, datasikkerhet og IT-sikkerhet.

Hvis personopplysninger (om kunder, leverandører, ansatte eller andre berørte personer) samles inn, behandles og/eller overføres i forbindelse med forretningsprosesser, vil LAPP Group følge europeiske databeskyttelsesregler innen EU (Den europeiske union) og EØS (Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet).

5. Oppførsel mot forretningspartnere og tredjeparter

Når vi arbeider med forretningspartnere (kunder, leverandører, tjenesteleverandører osv.) og offentlige tjenestemenn, må det trekkes en tydelig linje mellom hva som inngår i forretningsforholdet og hva som er private interesser. Forretningsforhold med våre samarbeidspartnere omfattes av etiske regler.

LAPP Group følger reglene om rettferdig konkurranse og støtter alle anstrengelser for å opprettholde et fritt marked og åpen konkurranse, både nasjonalt og internasjonalt. LAPP Group vil derfor ikke forsøke å vinne kontrakter som kun kan oppnås ved å bryte loven.

a. Avtaler, karteller og konkurransebegrensninger

Alle ansatte har en plikt til å følge reglene om rettferdig konkurranse i henhold til gjeldende lov. Det er spesielt ikke tillatt å dele opp salgsområder eller kunder med en konkurrent, og det skal heller ikke forekomme avtaler eller informasjonsutveksling med konkurrenter om priser/priskomponenter, leverandørforhold og vilkårene som styrer dem, samt produksjonskapasitet og budstrategier. Det samme gjelder informasjonsutveksling om markeds- og investeringsstrategier.

Dette forbudet gjelder ikke bare skriftlige avtaler, men også muntlige overenskomster og hemmelige forståelser (bevisst parallell atferd).

b. Valg av forretningspartnere

Avtaler med kunder samt vare- og tjenesteleverandører skal inngås utelukkende i selskapets interesse. Alle ansatte må følge selskapets regler om internkontroll (for eksempel "fire øyne-prinsippet"). Leverandører må velges utelukkende på konkurransebaserte meritter i en sammenligning av pris, kvalitet, ytelse og egnethet for de produktene eller tjenestene som tilbys. I tillegg forventer vi også at våre forretningspartnere følger prinsippene i dette regelverket.

c. Bestikkelser, korrupsjon og andre utilbørlige fordeler

LAPP Group tolererer ingen former for bestikkelser, korrupsjon eller andre utilbørlige fordeler. Ethvert forsøk fra leverandører eller kunder på å utøve ulovlig påvirkning på beslutninger tatt av LAPP Groups ansatte må rapporteres til ansvarlig leder.

En svært restriktiv holdning må inntas i forhold til utveksling av gaver og invitasjoner til og fra forretningspartnere. Den økonomiske verdien av disse gavene eller fordelene må vurderes ut fra tanken om at mottakeren ikke skal føle behov for å skjule gaven, og de bør ikke skape en følelse av takknemlighetsgjeld. Ved tvil bør godkjenning innhentes fra relevant overordnet.

Invitasjoner fra samarbeidspartnere til sosiale arrangementer (for eksempel sports- eller kulturelle begivenheter) er tillatt hvis de er i tråd med normal forretningspraksis, ikke har en urimelig høy verdi og står i rimelig forhold til de involverte personenes normale levestandard. Ved tvil om egnetheten av gaver, donasjoner eller invitasjoner, bør den ansatte rådføre seg med nærmeste leder eller avdelingen som er ansvarlig for etterlevelse av disse etiske retningslinjene.

d. Donasjoner og sponsing

Selskapene i LAPP Group gir penge- og naturdonasjoner innen utdanning, vitenskap, kultur og sosiale spørsmål. Når LAPP Group gir donasjoner, sørger selskapet for at donasjonene er transparente, det vil si at deres bruk og mottakere er tydelig sporbare. Donasjoner til enkeltpersoner og betalinger til private kontoer er ikke tillatt.

LAPP Groups mål med sponsing er å ta et sosialt ansvar og fremme selskapets merkevare og omdømme. Sponsing er derfor transaksjoner som innebærer en utveksling av fordeler. Det bør alltid legges vekt på å sikre at fordelene som gis og mottas alltid står i forhold til hverandre. Både donasjoner og sponsing må godkjennes av den lokale ledelsen.

e. Offentlig opptreden           

Hver ansatt i LAPP Group er en representant for vårt selskap, og den ansattes oppførsel reflekteres direkte eller indirekte på LAPP Group. Ansatte må derfor avstå fra all atferd som bryter med gjeldende lov eller kan ha en negativ innvirkning på vårt omdømme hos kunder, andre ansatte eller offentligheten. Dette gjelder spesielt kommunikasjon i sosiale nettverk og på internett.

Alle ansatte må ta hensyn til LAPP Groups rykte når de utfører sine arbeidsoppgaver.

6. Kvalitet, arbeidsmiljø, miljøvern og bærekraft

"Fremgang gjennom kvalitet" er en av de veiledende prinsippene i vår forretningsstrategi. I tillegg til å oppfylle lovens krav, anstrenger vi oss aktivt for å stadig øke våre innsatsområder innen miljøvern og arbeidsmiljø.

a. Kvalitet

For å oppfylle de høye kravene til kvalitet og sikkerhet som våre kunder forventer av oss, gjør vi kontinuerlig nødvendige forbedringer fra et konsekvent, grundig og langsiktig perspektiv. Hvis det oppstår reklamasjoner til tross for våre anstrengelser, iverksetter vi tiltak for å eliminere dem i samsvar med lovbestemmelser og avtalebetingelser, med en klar prioritering av å forebygge skader og dødsfall.

b. Arbeidsmiljø

Det er alle ansattes plikt å unngå farer for mennesker og miljø og å bruke våre ressurser fornuftig. Prosesser, anlegg og driftsmateriell må oppfylle gjeldende lovbestemte og interne krav til arbeidsmiljø, samt bestemmelser om helsevern, miljøvern og brannvern. Helse, arbeidsmiljø og trygge arbeidsforhold er en viktig del av selskapets prinsipper. Bruk av helseskadelige stoffer i våre produkter og produksjonsanlegg skal unngås.

c. Miljøvern og bærekraft

Vi følger gjeldende miljøbestemmelser og forsøker å holde vår påvirkning på miljøet på et lavest mulig nivå. Vi streber også etter å drive vår virksomhet på en måte som er langsiktig bærekraftig og miljøvennlig, og å bruke naturressurser på en ansvarlig måte. Vi unngår også bruk av råvarer fra konfliktområder (konfliktmineraler). Vi streber etter å redusere vår negative påvirkning på miljøet til et teknisk og organisatorisk minimum. Vi legger også stor vekt på at våre leverandører, underleverandører og tredjeparter overholder relevant miljølovgivning når de arbeider for oss.

7. Etterlevelse av reglene som en ledelsesoppgave, rapportering av uregelmessigheter og oppfølging

Code of Conduct er en sentral del av de LAPP-verdiene vi arbeider etter. Det er viktig at disse verdiene respekteres på samme måte i hele konsernet – hver ansatt har ansvar for dette.

a. Etterlevelse av reglene som en ledelsesoppgave

Alle ledere i LAPP Group må sørge for at Code of Conduct følges innen deres ansvarsområde. De må sikre at ingen overtredelser av Code of Conduct, eller av noen lovbestemmelser, skjer innen deres ansvarsområde hvis dette kunne vært forebygget eller forhindret gjennom passende tilsyn. Ledere er også forpliktet til å informere ansatte om Code of Conduct og dens innhold, og sørge for at de blir kjent med den. De må også klargjøre at vi tar avstand fra alle former for lovbrudd og at overtredelser får disiplinære konsekvenser, uavhengig av ansattes posisjon i selskapets hierarki. Ledere må alltid handle som forbilder i denne sammenhengen, og de må også handle i samsvar med prinsippene om aksept, verdsettelse og tillit.

b. Rapportering av uregelmessigheter

Alle ansatte har rett til å gjøre sin leder oppmerksom på situasjoner der det forekommer overtredelser av Code of Conduct. Dette kan også gjøres anonymt. Slike rapporter undersøkes nøye, og korrigerende tiltak iverksettes ved behov.

c. Oppfølging

Hvert selskap i LAPP-konsernet er ansvarlig for at reglene i Code of Conduct samt alle andre interne forskrifter innen deres ansvarsområde overholdes. Avdelingen for internrevisjon har en ubegrenset rett til å innhente informasjon og gjennomføre revisjoner, med mindre lover og regler motsetter seg dette. Når avdelingen for internrevisjon utfører sine revisjoner, retter de sin oppmerksomhet mot etterlevelse av Code of Conduct og inkluderer dens regler i sine testkriterier.

Respekt for Code of Conduct er et absolutt krav for alle ansatte.